Noclegi pracownicze: Jak znaleźć dobre miejsce, na co zwrócić uwagę przy wyborze noclegu, od czego zależy cena i jakie pytania zadać wynajmującemu, by uniknąć problemów z rezerwacją.

Poradnik krok po kroku - Część 1

Zanim zaczniesz przeglądać ogłoszenia, usiądź wygodnie i zastanów się, czego tak naprawdę oczekujesz od noclegów dla firm, czy kwater pracowniczych. Poniższe pytania pomogą Ci w sprecyzowaniu Twoich potrzeb: 

1. Ile osób potrzebuje zakwaterowania i ile łóżek jest potrzebnych? 

Zanim zaczniesz przeglądać oferty noclegów pracowniczych, zastanów się, ilu pracowników potrzebujesz zakwaterować dziś, a ilu za tydzień.

Organizując noclegi pracownicze, weź pod uwagę elastyczność czasu pobytu.

Często zdarza się, że prace przedłużają się z różnych przyczyn, takich jak brakujące części, nieprzewidziane okoliczności, czy niekorzystne zmiany pogody. W takiej sytuacji możesz potrzebować przedłużyć pobyt pracowników o kilka dni lub nawet tygodni.

* Zbierz informacje o tym, ilu pracowników preferuje pokój jedno lub dwuosobowy, a ilu może dzielić pokój z większą ilością osób.

* Zawsze upewnij się, ile łóżek jest dostępnych w obiekcie i w ilu sypialniach są one rozmieszczone.  

* Zapytaj wynajmującego o liczbę sypialni i rozmieszczenie łóżek. Może się okazać, że w ofercie dla 6 osób jest tylko jedna sypialnia, co może być problematyczne. Idealnie byłoby, gdyby dla 4-6 osób były dostępne 2-3 sypialnie z osobnymi, pojedynczymi łóżkami o odpowiedniej szerokości.

* Zapytaj o możliwość przedłużenia pobytu: Upewnij się, czy dany nocleg pracowniczy oferuje możliwość przedłużenia pobytu i na jakich warunkach.

* Negocjuj elastyczne warunki: Spróbuj negocjować z właścicielem noclegu elastyczne warunki, takie jak możliwość zmiany terminu wyjazdu lub rezerwacji noclegu na krótszy okres z możliwością przedłużenia. 

2. Jaki jest budżet na osobę? 

Ustalenie budżetu na samym początku pozwoli Ci zawęzić poszukiwania noclegów pracowniczych i uniknąć rozczarowań.

Pamiętaj, że cena noclegu często zależy od standardu, lokalizacji i dodatkowych udogodnień, ale przede wszystkim od rodzaju zakwaterowania i liczby osób.

Oczywistym jest, że cena za nocleg w apartamencie z wyłącznym dostępem do wszystkich udogodnień będzie wyższa, niż cena za pokój w obiekcie ze wspólną łazienką i jedną sypialnią dla 6 osób. 

Wynajmujący często oferują atrakcyjne zniżki dla większych grup, więc jeśli potrzebujesz zakwaterowania dla 4 - 6 lub więcej osób, możesz liczyć na znacznie niższą cenę za osobę. Cena za dobę będzie znacznie wyższa w przypadku noclegu dla jednego, czy dwóch pracowników. 

3. Jak długo potrwa pobyt? 

Czy potrzebujesz noclegów pracowniczych na krótki okres (np. na kilka dni), czy na dłuższy czas (np. na kilka miesięcy)?  Wynajmujący często oferują różne ceny w zależności od długości pobytu.

Zazwyczaj im dłuższy pobyt, tym niższa cena za dobę. W przypadku długoterminowych pobytów (np. powyżej miesiąca)  możesz negocjować  atrakcyjne rabaty.  Warto o to zapytać  wynajmującego i porównać oferty dla różnych okresów pobytu.

4. Jakie są preferencje co do standardu? Standard noclegów pracowniczych może się znacznie różnić.  Zastanów się, jakie udogodnienia są niezbędne dla Twoich pracowników, aby zapewnić im komfortowy pobyt.

Kuchnia: Czy w obiekcie jest dostęp do kuchni? Jeśli tak, to jak jest wyposażona? Sprawdź, czy jest lodówka, kuchenka, piekarnik, czajnik, a także komplet garnków, patelni i naczyń. Zmywarka może być dodatkowym atutem, ułatwiającym utrzymanie porządku.

Sypialnie: Zwrócić szczególną uwagę na liczbę i układ sypialni. Upewnij się, że obiekt oferuje wystarczającą ilość sypialni, aby uniknąć sytuacji, w której pracownicy będą zmuszeni do spania w zbyt dużym zagęszczeniu.

Łóżka: Zwróć uwagę na rodzaj i wygodę łóżek. Zapytaj, czy są to łóżka pojedyncze, czy może łóżka polowe lub rozkładane sofy. Sofy i łóżka polowe mogą być mniej wygodne, zwłaszcza przy dłuższych pobytach. Dowiedz się również, jaka jest szerokość łóżek i czy pościel i ręczniki są wliczone w cenę.

Łazienki: Czy Twoi pracownicy preferują nocleg ze wspólną łazienką dla wszystkich, czy wolisz zapewnić im większy komfort i poszukać noclegu z kilkoma łazienkami lub dodatkowym WC? Zwłaszcza w przypadku większej liczby osób, dostępność kilku łazienek jest bardzo ważna i skraca poranny czas wyjścia do pracy. Zapytaj też o metraż łazienki.

Pralka: Czy jest pralka? Możliwość regularnego prania ubrań roboczych jest kluczowa szczególnie w przypadku dłuższych pobytów, kiedy pracownicy muszą zadbać utrzymanie odzieży roboczej w czystości.

Dodatkowo, zapytaj o dostępność środków piorących i możliwość suszenia ubrań. 

Pamiętaj, że dostęp do pralki to standard, który powinien być zapewniony w przypadku dłuższych pobytów pracowniczych.

Internet: Czy w noclegu jest dostęp do internetu Wi-Fi? Upewnij się, czy jest on bezpłatny. Szybki i niezawodny internet jest niezbędny dla wszystkich pracowników w delegacji i wyjazdach służbowych.

Telewizja: Czy w noclegu jest telewizor? Jeśli tak, to jaki rodzaj kanałów oferuje? Czy jest to zwykła telewizja naziemna, czy może oferta z dostępem do platform cyfrowych? Zapytaj również, czy telewizor jest typu Smart TV, co umożliwi Twoim pracownikom logowanie się do swoich ulubionych serwisów streamingowych, takich jak Netflix, HBO Max, czy Canal Plus.

Parking: Czy w noclegu jest dostępny parking? Czy parking jest bezpłatny? Czy zmieszczą się tam samochody Twoich pracowników (np. czy jest miejsce dla busa lub większych pojazdów)? Ile miejsc parkingowych jest dostępnych? Czy miejsca parkingowe znajdują się blisko noclegu?

Oprócz podstawowych udogodnień, noclegi pracownicze mogą oferować  dodatkowe  atrakcje,  które  wpłyną na  komfort  pobytu Twoich pracowników i umożliwią im relaks po pracy.  Zastanów się,  czy  poniższe udogodnienia byłyby istotne dla Twojego  zespołu:

Przestrzeń do relaksu na świeżym powietrzu: Po długim dniu pracy Twoi pracownicy z pewnością docenią możliwość wyjścia na świeże powietrze i zrelaksowania się. Zwróć uwagę, czy nocleg oferuje taką przestrzeń, np. ogród z altaną i miejscem na grilla. To pozwala im oderwać się od codziennych obowiązków i spędzić czas w przyjemny sposób.

Basen: To wyjątkowy atut, który umili pobyt Twoim pracownikom po intensywnym dniu pracy.  Może być on formą relaksu i rekompensaty za rozłąkę z bliskimi, a także miejscem integracji i budowania relacji, co jest szczególnie ważne, gdy pracownicy przebywają z dala od domu.

Należy także podkreślić, że komfort Twoich pracowników to inwestycja, która zwraca się w  postaci ich zadowolenia, zaangażowania i wydajności.

Wypoczęty pracownik to zmotywowany pracownik, który z większym zaangażowaniem i energią podchodzi do swoich obowiązków.

Dlatego warto zadbać o to, aby nocleg był miejscem, gdzie pracownicy mogą zregenerować siły i mieć pod ręką wszystko co niezbędne w delegacji.

Zapewnij im odpowiednie warunki do odpoczynku po pracy, a zobaczysz, że przełoży się to na lepsze wyniki Twojej  firmy. 

5. Jak ważna jest dla Ciebie lokalizacja i odległość od miejsca pracy?

Lokalizacja noclegów pracowniczych ma duże znaczenie, zarówno ze względu na komfort pracowników, jak i koszty, które poniesie pracodawca.

Odległość od miejsca pracy: Jeśli nocleg jest położony daleko od miejsca pracy, musisz liczyć się z tym, że będziesz pokrywać koszty dojazdu swoich pracowników. 

Pamiętaj, by wliczyć te koszty do całkowitego kosztu noclegu, aby mieć pełny obraz wydatków. Zastanów się, ile km od noclegu do miejsca pracy, będzie akceptowalne i jakie będą z tym związane koszty.